یکی از پرکاربرد ترین برگه های چاپی برای کلیه مشاغل فاکتور رسمی است. شما جهت چاپ دیجیتال فاکتور رسمی نیازی به طراحی ندارید تنها کافی است اطلاعات شرکت خود را برای ما ارسال نموده و از فرم های آماده ما استفاده کنید و فاکتور رسمی خود را در تعداد نسخه و تیراژ درخواستی خود دریافت نمایید با این حال جهت چاپ فاکتوری با طراحی اختصاصی می توانید طراحی خود را برای ما ارسال کرده یا طراحی خود را به ما بسپارید. فاکتور رسمی در دو نوع کاربن لس و الوان موجود است که در نوع کاربن لس دیگر نیازی به استفاده از کاربن ندارید و در نسخه های دو برگی، سه برگی و چهار برگی بنابر نیاز و انتخاب شما چاپ می شود. در صورتی که فاکتور شما نیاز به تایید اداره دارایی نداشته باشد می توانید آن را بدون شماره گذاری انتخاب کنید و یا اینکه از شماره دیجیتالی برای آن استفاده کنید و تنها در ظرف یک روز سفارش خود را چاپ کرده و تحویل بگیرید. در صورت نیاز به شماره ملخی زمان آماده سازی فاکتور رسمی شما ممکن است کمی بیشتر طول بکشد. در صورت تمایل به سرچسب یا پرفراژ کردن فاکتور های خود گزینه مربوط به هرکدام را انتخاب نمایید. با تغییرات گزینه های متفاوت قیمت محاسبه شده را بصورت لحظه ای و آنلاین مشاهده نمایید، قیمت ها کاملا بروز بوده و به راحتی سفارش فاکتور رسمی خود را ثبت نمایید.

برای مشاهده سایر اوراق اداری از صفحه چاپ ست اداری خانه چاپ و گرافیک بازدید نمایید.

برای چاپ فاکتور های رسمی دارایی می توان از کاغدهای کاربن لس و یا الوان استفاده کرد. کاغذ خودکپی یا کاربن لس با پوشش مخصوصی تولید شده که می تواند رنگ آبی و یا سیاه را با آوردن فشار برروی آن به کاغذ زیرین منتقل کند و نیازی به استفاده از کاربن ندارد. چاپ فاکتور کاربن لس معمولاً در چند نسخه تهیه شده که در پشت نسخه اول از کپسول های بسیار ریز رنگی برای انتقال تصویر و یا متن به صفحه زیرین استفاده می شود. این نوع کاغذ به نام NCR نیز معروف است، این نوع کاغذ در گرماژ معمول از ۴۰ تا ۲۴۰ گرمی یافت می شود. البته پیشنهاد می شود از کاغذهای کاربن لس در چاپ فاکتور رسمی مالیاتی استفاده نشود چون امکان دارد به مرور زمان نوشته های برگه های دوم و سوم پاک شود.

نکته مهم: در صورت صدور فاکتور با پرینتر حتما به نوع کاغذ فاکتور رسمی خود توجه کنید. برای پرینت روی کاغذ کاربن لس باید حتما از پرینتر سوزنی استفاده کنید. در صورتی که پرینتر شما لیزری یا جوهر افشان است باید حتما از کاغذهای بدون کاربن (الوان) استفاده کنید.

یکی از مهم ترین عواملی که باید درچاپ فاکتور های رسمی فروش جهت امور مالیاتی درنظر گرفته شود شماره سریالی است که روی فاکتور رسمی باید بخورد. تنها شماره سریالی که مورد تایید اداره دارایی است شماره ای است که به روش چاپ افست و دستگاه ملخی به صورت برجسته و با رنگ قرمز روی فاکتور چاپ می شود. این شماره به گونه ای است که به راحتی برای ماموران اداره دارایی قابل تشخیص باشد. فاکتور رسمی، فاکتوری است که مورد تایید اداره دارایی برای اخذ مالیات بر ارزش افزوده است. این فاکتور با دستگاه ملخی شماره سریالی برجسته به رنگ قرمز می خورد تا از دیگر فاکتورها متمایز باشد. چاپ این فاکتورها به رنگ مشکی روی کاغذ سفید و زرد و قرمز انجام می شود.

نکته مهم: در صورت نیاز به فاکتور رسمی مورد تایید اداره دارایی حتما در گزینه نوع شماره، شماره ملخی را انتخاب کنید زیرا فاکتور های فاقد شماره و یا با شماره دستی یا شماره گذاری دیجیتالی مورد تایید اداره مالیاتی نیست.

تعداد برگه های فاکتورهای رسمی بیشتر مطابق با سلیقه و نیاز مشتری تعیین می گردد. فاکتور ها در کمترین مورد بصورت ۲ برگی چاپ می شوند که یک نسخه برای خریدار و یک نسخه برای فروشنده است. برای شرکت ها و فروشگاه های بزرگتر فاکتور به صورت ۳ برگی چاپ می شود و ۲ نسخه در اختیار فروشنده قرار می گیرد که یک نسخه از آن در اختیار حسابداری و یک نسخه از آن برای آرشیو بایگانی می گردد. برخی از شرکت ها از فاکتور چهار برگی استفاده می کنند و نسخه چهارم را نیز مطابق نیاز خود به بخش مالی یا بایگانی خود تحویل می دهند.

رنگ کاغد در فاکتورهای رسمی نسبت به سلیقه مشتری متغیر است اما اغلب برگه اول را سفید انتخاب می کنند و برگه دوم و سوم را رنگی، که می تواند آبی، زرد یا قرمز و صورتی باشد.

سایز اصلی در چاپ فاکتور های رسمی مالیاتی A۴ می باشد. برای بیشتر بودن عرض ستون ها و بزرگ بودن نوشته ها به دلیل راحتی در خوانایی فاکتور از این سایز استفاده می کنند. البته A۵ هم میتواند گزینه مناسبی برای انتخاب سایز فاکتورهای رسمی باشد ولی پیشنهاد می شود برای اینکه عرض ستون های چاپ شده کم نباشد و در نوشتن فاکتورها با کمبود جا مواجه نشوید از فاکتورهای سایز A۴ استفاده کنید. البته لازم به ذکر است در چاپ فاکتورهای معمولی از سایزهای B۴ و B۵ هم استفاده می شود که در فاکتورهای رسمی اندازه مرسومی نمی باشد.

• فاکتور A۵ ابعادی معادل ۱۴/۲ در ۲۱ سانتیمتر دارد.
• فاکتور A۴ ابعادی معادل ۲۱ در ۲۹/۷ سانتیمتر دارد.

فاکتور سندی تجاری است که فروشنده برای خریدار صادر می‌کند تا از اقلام خریداری شده، قیمت هر محصول، تعداد هر مورد و غیره اطلاع پیدا کند و یا اینکه به عنوان سند و مرجعی برای خرید و فروش کالا، روی آن حساب کند. فاکتور ها همچنین دارای مشخصات کامل خریدار و فروشنده هستند. در واقع می توان گفت که فاکتور، یک قرارداد کوچک خرید و فروش است. هر اطلاعاتی که در مورد یک معامله نیاز است را می توان در فاکتور گنجاند.

هر توافقی که برای این معامله صورت گرفته، می‌تواند در فاکتور ثبت شود. مثلا اینکه خریدار چه مقدار از مبلغ را پرداخت کرده و چه مقدار از آن، باقی مانده است. فاکتور، جزو اقلام ضروری هر کسب و کاری است. از مغازه‌های کوچک و خرده فروشی‌ها گرفته تا فروشگاه‌های بزرگ و عمده فروشی‌ها به فاکتور نیاز دارند. فاکتورها انواع متفاوتی دارند و ابعاد آنها نیز مختلفی است. با توجه به نیاز خود می‌توانید فاکتور مناسب را سفارش دهید.

با کمک تکنولوژی‌های چاپ و خدمات شرکت‌ها و انتشارات چاپ و تبلیغات، می‌توانید فاکتورهای سفارشی برای خودتان تهیه کنید. فاکتورهای سفارشی، شامل اطلاعات تماس و نام برند و لوگو شما است. این فاکتورها با طراحی مد نظر مشتری و با رنگ بندی مورد نظر آنها تهیه می‌شوند.

داشتن یک فاکتور سفارشی شده با طراحی اختصاصی، تاثیر زیادی در کسب و کار شما دارد. داشتن فاکتور سفارشی دارای سربرگ‌های اختصاصی با نام، لوگو و برند شما، کسب و کارتان را حرفه‌ای جلوه می‌دهد.

اگر بخواهیم فاکتورها را از نظر رسمیت سند تجاری دسته بندی کنیم، در دو دسته فاکتور رسمی و فاکتور غیر رسمی قرار می‌گیرند. فاکتور رسمی برای کسب و کارهایی است که باید فاکتور را به اداره‌های امور مالیاتی ارائه کنند. فاکتورهای غیررسمی برای کسب و کارهای کوچک و محلی است که فاکتور را فقط برای اطلاع رسانی به مشتری استفاده می‌کنند و ارزش قانونی دیگری ندارد. همانطور که پیشتر ذکر شد در صورتی که به فاکتوری رسمی نیاز دارید تا مورد تایید اداره مالیاتی باشد بایستی شماره فاکتور را بصورت ملخی روی آن چاپ کنید.

فاکتورها از نظر طراحی، به دو دسته تقسیم می‌شوند. یکی فاکتورهای سربرگ‌ دار که مطابق با نیاز و سفارش مشتری طراحی و چاپ می‌شوند و یکی فاکتورهای بدون سربرگ که به شکل آماده و بدون نیاز به طراحی چاپ می‌شوند.

پیش فاکتور برگه ای است که فروشنده پیش از مراحل خرید برای نمایش قیمت به خریدار می دهد و خریدار برای بررسی و یا تحقیق در بازار برای پیدا کردن بهترین قیمت از ان استفاده می کند. پیش فاکتورها از فروشنده های مختلف گرفته می شود و اغلب اوقات برای تصمیم گیری نهایی به رییس شرکت نشان داده می شود تا تامین بودجه و تایید نهایی شود. لازم به ذکر است پیش فاکتورها در بیشتر اوقات برای زمان معینی تعیین می گردد و بعد از این زمان اعتبار خود را از دست می دهند.

چاپ فاکتور به عواملی مثل کاغذ فاکتور ( الوان یا کاربن لس بودن)، رنگ مورد استفاده در چاپ ( سیاه و سفید یا رنگی بودن ) ، صحافی فاکتور ( نوع شماره: برجسته بودن یا معمولی بودن شماره) بستگی دارد. پس از انتخاب کاغذ مورد نیاز توسط شما (کاربن لس یا کاغذ معمولی)، نوع رنگ چاپ انتخاب می شود که برای هر فاکتور می توان از چاپ فاکتور تک رنگ (سیاه سفید) و یا چاپ فاکتور چهار رنگ (تمام رنگی) استفاده کرد. برای چاپ فاکتور سفارشی می توانید طرح خود را برای ما ارسال کنید و صورت نداشتن طراحی، لوگو و مشخصات شرکت را برای ما ارسال کنید تا طراحان ما با گرفتن هزینه کار فاکتور شما را بصورت اختصاصی طراحی کرده و پس از تایید مشتری فاکتور مورد نظر چاپ شود.

توزیع نسخه های مختلف فاکتور با توجه به عملکرد و تعریف سازمانی متغیر است و عموما نسخه اول سفید و نسخه های بعدی رنگی می باشد. نکته ضروری در توزیع نسخه های مربوط به کاغذ کاربن دار می باشد که نسخه اول سفید و نسخه آخر عموما زرد است که به نسخه بعد کپی نشود. و نسخه های وسط رنگ صورتی و آبی و سبز هستند. پرفراژ برای آن دسته از فاکتورهایی که تمام نسخه توزیع می شود استفاده نمی شود و بجای آن از سرچسب استفاده می شود. زیرا در پرفراز فرم های چند نسخه ای، نسخه آخر ثابت است و قابل جدا شدن نیست.

برای فاکتور رسمی مورد تایید اداره مالیاتی از چه نوع شماره گذاری باید استفاده کنیم؟

فاکتور رسمی مورد تایید اداره دارایی حتما بایستی دارای شماره ملخی باشد زیرا فاکتور های فاقد شماره و یا با شماره دستی یا شماره گذاری دیجیتالی مورد تایید اداره مالیاتی نیست.

شروع شماره سریال باید از چه شماره ای باشد و شماره ها از اول سال باید دوباره از اول شروع شوند؟

شماره های فاکتور های رسمی اغلب از شماه ۰۰۰۱ شروع می شوند  و به ترتیب ۰۰۰۲ و ۰۰۰۳ تا … و نیازی نیست که هر سال شماره ها از اول آغاز شود و بایستی شماره های سال پیش را ادامه داد.

از چه پرینتری برای چاپ روی فاکتور ها استفاده کنیم؟

برای پرینت روی کاغذ کاربن لس (خود کپی) باید حتما از پرینتر سوزنی استفاده کنید. در صورتی که پرینتر شما لیزری یا جوهر افشان است باید حتما از کاغذهای بدون کاربن (الوان) استفاده کنید.

آیا می توان از فاکتورهای رسمی پرینت گرفت یا آن ها را با دست نوشت؟

یکی از نکاتی که باید به آن توجه داشت پرینتی نبودن شماره سریال روی فاکتورها است. به همین دلیل پیشنهاد می شود که از برگه های فاکتور اول با دستگاه ملخی شماره برجسته بخورند سپس از آن ها برای پرینت گرفتن استفاده شود .البته در کل پیشنهاد می شود که مشخصات فروشنده روی برگه های فاکتور کاملا چاپ شوند و شماره با دستگاه ملخی بخورد سپس بقیه موارد را به صورت دستی وارد نمایید که هیچ مشکلی در اداره دارایی بایت فاکتور چاپ شده برای شما نباشد.

استفاده از فاکتورهای عمودی مجاز است؟

در اکثر مواقع چاپ فاکتورهای رسمی در سایز A۴ و بصورت افقی انجام می شود اما اگر احیانا در بعضی موارد استفاده از برگه ای با تعداد ردیف بیشتر لازم شد می توان از برگه های با تعداد ردیف ۲۰ تایی استفاده کرد که در اینصورت باید برگه های فاکتور را بصورت عمودی چاپ کرد.